Cum să organizezi o reuniune a absolvenților de facultate (sau altceva)

Am demarat și ajutat la organizarea reuniunilor clasei gimnaziale, de liceu, de MBA și recent a promoției de la facultate (20 de ani: 800 de absolvenți români și 200 străini) așa că am ceva experiență. De fiecare dată entuziasmul și emoția participanților a fost copleșitoare, mi-a părut bine că exist și cam de fiecare dată ceea ce am făcut a reprezentat o mare împlinire sufleteasca pentru mine.

Iată câteva idei care poate te-ar putea ajuta în caz că ți se face dor de colegi și de anii petrecuți împreuna cu aceștia.

Momentul de start

Începe cu mai bine de un an înainte mai ales dacă implică și venirea în țară a unor colegi. Ei trebuie să își poată planifica mai multe: bilete mai ieftine, alte vacanțe locale… au alte dificultăți. Întâlnirea de la facultate am anunțat-o cu circa 16 luni înainte. Pe cea de liceu cu doar 10. Firește că mai toți invitații de la început făceau parte din cercul meu restrâns și asta s-a tradus într-o rată de participare mai bună a acestora comparativ cu alte serii.

Cu ce să începi?

Cu o listă de adrese de email. Eventual și cu câteva contacte pe Facebook. Pentru întâlnirea de la facultate am plecat de la 20 de adrese de email. În cele din urma am reușit să contactăm circa 350 de absolvenți români din cei 800. Cu străinii rata de succes a fost mult mai mică. Din cei 350 au venit 160.

Cum îi găsești?

În principiu ei se știu între ei și se găsesc unii pe ceilalți. Povestea este că cineva trebuie să aibă rol de administrator unic al bazei de date. Altfel va fi mare dezordine. Garantat. Un alt element esențial este acela de a face periodic apeluri pentru a găsi noi și noi colegi. La noi, deși am început din timp, am avut și perioade de calm (nu am făcut mai nimic câte 2-3 luni în două rânduri) și asta a dus la anunțarea cu întârziere a unora dintre colegi, în momente în care ei luaseră alte opțiuni de vacanță. În cazul nostru am beneficiat de un efort titanic din partea unei colege care, pur și simplu a căutat cu entuziasm peste 600 de colegi om cu om pe internet, a dat telefoane, a scris emailuri… Ar ajuta daca cei care organizează sunt din diferite serii sau grupe că în felul acesta, încrederea și entuziasmul revederii se distribuie uniform și vor veni mai mulți. Daca vrei să vezi pe cineva anume implică-te, fii persuasiv. Nu te lăsa să fii victimă a propriei dezamăgiri.

Când să o organizezi?

Niciodată nu este o dată perfectă: ba sunt perioade de sărbători, ba de congrese, ba de examene, ba de vacanță. Noi am organizat în mijlocul verii în ideea că cei care vor veni din străinătate să își lege evenimentul de vacanță, vizită la rude… Au fost mulți din țară care au vociferat că e în mijlocul sezonului de vacanță însă, pentru cei anunțați din timp cred că este doar o problemă de priorități. Dacă vor să vina se vor descurca!

De câți absolvenți este nevoie pentru organizare?

Cred că un minim 3 pentru grupuri mici și un maxim 6-7 pentru grupuri mari. Dacă sunt prea mulți deciziile se vor lua greu, sunt mult prea multe frecușuri irelevante. Noi am dezbătut cu pasiune si multe emailuri zile întregi ce vin luăm în condițiile în care, pe bune, asta era chiar ultima grijă a participanților. Ar fi bine dacă de la început ar fi un nucleu sudat cu care să vă încurajați unii pe ceilalți. În cazul meu, în primele 10 luni mă cam mobilizam singur, ba mai trebuia să trag și de alții pe care nu-i știam deloc prea bine sau care aveau alte griji. Lucrurile s-au schimbat după aceea când am avut cine să tragă de mine și să îmi dea impresia că chiar merita să mă agit.

Cum organizezi comunicarea?

Noi am făcut newsletter electronice și am avut o singură persoană care a dat lămuriri. Facebook ajută, emoțional si prin comunicare dar are acoperire mică. Probabil că la generațiile mai tinere are o mai bună acoperire și absolvenții deja țin mai aproape. Ulterior, când grupul a crescut și au apărut mai mulți în grupul de organizatori, lucrurile s-au scurt-circuitat la nivelul sferelor de încredere. Către final am îndesit frecventa comunicării la o lună, apoi la 2 săptămâni și în final săptămânal. Experiența mea arată că cei mai apropiați ție te vor abuza: ba că nu găsesc emailul, ba că nu se pot înscrie, ba că au uitat să plătească la timp… Răbdare (cu copii).

Ce e de făcut?

• Cerut permisiunea și rezervat sălile unde veți face întâlnirea de la facultate/ liceu… Preferabil în scris și verificat mereu că nu au uitat. Atenție la posibilitatea de a avea evenimente care să se anunțe ulterior. Ex. examene de admitere.
• Angajat o firmă de evenimente care să se ocupe de încasat bani, făcut plăti, vorbit cu cine trebuie: firme catering, restaurant, fotograf, filmare, sonorizare, editat materiale, comunicare cu oamenii… Cu cât dai mai mult unei firme din griji cu atât ai și tu mai multă viață în tine. Toate astea au să crească poate bugetul cu circa 50 de lei dar nu te vei simți sclav. Iar colegii care vin ar putea să îți fie recunoscători plătind acești bani. Noi am angajat firma unui coleg: www.ella.ro .
• Ales restaurant sau loc de petrecere. Important aici este spațiul. Fiind vară noi am vrut neapărat să fie și terasa și a fost chiar bine, jumătate din timp oamenii au stat de vorbă când cu unul când cu altul la terasa, nu au fost înțepeniți într-un loc. Noi am făcut la Diesel, a fost bine.
• Noi am comandat ceva flori pentru decorat amfiteatrul, am făcut o broșură cu toți participanții (și da, am uitat să îi trecem pe profesori), am oferit câte un cadou simbolic profesorilor pe care i-am invitat, am organizat sesiune de fotografii, am avut o pauză de cafea generoasă. Asta dimineața la facultate. La prânz a fost liber, fiecare a petrecut cu cine a vrut, apoi am seara de la 18.00 ne-am dus la restaurant.

După eveniment

• Trimis fotografii și video participanților. Trimis date de contact și achitat de alte promisiuni făcute!
• Ținut cumva caldă atmosfera ca să îți fie mai ușor la următoarele ediții.

Voi reveni peste cinci ani alte idei și noutăți!

Până atunci… curaj!

Copiază URL articolPartajează pe FacebookPartajează pe WhatsApp