Back-up – importanță, costuri, beneficii, linkuri către cum se face

Mesajul de față este despre back-up-ul datelor (salvarea datelor pe alt suport; copie de siguranță; conținut duplicat, pentru siguranță) și are patru părți: importanță, costuri, beneficii, linkuri către cum se face. Să le luăm pe rând.

1. De ce ai face back-up? Importanța procesului

Cred că sunt trei etape de evoluție în back-up:

• Anecdotă 1 – În 1997, când am avut prima dată acces la PC, mama mea și-a făcut lucrarea de gradul 1 la un PC. Vechi, greoi, dar PC. Era o minunăție. Am cumpărat o carte, în care se scria că hard-disk-ul are spațiu limitat, și că ar fi bine să mai treci din date pe alte suporturi. Aveam, pe atunci, dischete. Am luat tot ce a lucrat mama mea, am comprimat într-o arhivă, am pus arhiva împărțită în două dischete. Prima dischetă s-a stricat, a doua nu putea funcționa fără prima. Toate datele pierdute. Terminase cu lucrarea, făcuse totul. Dar programul pe care îl realizase, documentele pentru lucrare în format digital – dispăruseră. Era vorba de mai puțin de 3 MB de date, ceva absolut infim. Nu am câștigat mare spațiu pe hard-disk. Munca a două luni de zile nu pierdută, nu a fost inutilă, dar ștearsă fără posibilitate de recuperare.
• Anecdotă 2 – Lucram la un moment dat la un birou pentru Webvertise. Am lucrat o oră, am vrut să închid programul în care lucrasem. Mă întreabă – „vrei să salvezi?” Dau „nu”. Pierdut tot. Furios, o iau de la capăt. Lucrez. Iar mă întreabă, iar dau „Nu”. Aaaargh!
• Anecdotă 3 – Citesc un text care mi-a plăcut. Dăduse cineva Like pe Facebook textului. Îmi place, trece timpul, uit de el. Îmi revine în memorie textul. Vreau să îl recitesc. Nu mai știam decât vag perioada, vag unde îl văzusem. Și dă-i și caută în tot felul de soluții de salvare a datelor pe care le am în PC – istoric în Chrome, Google Web History, program de monitorizare activitate PC (Rescue Time + Family Keylogger). Tone de date prin care să te uiți. Nu am găsit datele. Din fericire, salvasem textul în PC la momentul respectiv, și ulterior l-am regăsit.

Care e soluția la situațiile de mai sus?

• Problema cu discheta slabă – Prima situație e una din cele mai barbare metode de a pierde datele. Dacă atunci dischetele picau, și în prezent se pot întâmpla accidente. Hard-disk-urile pică. SSD-urile pot avea probleme. Un PC sau laptop poate avea probleme cu supra-tensiuni. Există și accidente majore – incendiu / cutremur / furt. Soluția e să faci din când în când back-up al datelor celor mai importante și să le stochezi în altă locație. Iar pentru datele mai puțin vitale să găsești o soluție și eventual și acea soluție să fie stocată în altă parte.
• Problema cu datele nesalvate – Eu am instalat în PC un keylogger (Family Keylogger). În prezent, salvează tot ce tastez. Absolut tot ce tastez e salvat. Pierd din formatări, pierd unele elemente. Dar dacă vreau să recuperez ceva, am șanse. O altă opțiune e să ai programe cu AutoSave. Microsoft Office poate fi setat să salveze datele automat la 1 minut. Notepad++, alternativă la Notepad-ul din Windows, salvează singur datele dacă îi instalezi un plugin. Pentru alte programe, pot fi căutate funcții similare. Când ștergi ceva, folosește delete, nu Shift+delete, dă-ți o șansă să găsești fișierele ulterior la coșul de gunoi (eu dau Empty Recycle Bin o dată pe lună).
• Problema cu lipsă acces la ceva ce ai vizitat în trecut – Ei bine, la asta nu am o soluție directă. Dacă cineva dă Like pe Facebook la ceva, vezi știrea, îți place, treci mai departe, cum vezi chestia asta peste 3 luni? Nu pot automatiza procesul ăsta. DAR poți face asta – poți pune o extensie de browser (eu am Google History Updater și Arhchify) care să trimită datele pe Internet. De asemenea, am Rescue Time, care salvează titlurile fiecărei ferestre active și le trimite pe net. Soluția optimă, dar manuală pentru salvarea datelor e Evernote.

Cred că sunt trei niveluri de back-up:

• Salvarea datelor proprii de care știi că ai nevoie – ai poze, le pui undeva. Ai documente importante, le ții undeva. Ai un video la care ai muncit? Îl pui bine. Ai muzică adunată cu greu, și aleasă pe gust? Salveaz-o.
• Salvarea fișierelor din neatenție – căutat soluții ca dacă apare un accident / problemă, să ai cât mai multe lucruri salvate automat. Sincronizare automată de fișiere pe Net (soluții), salvare ferestre active (RescueTime), salvare a ce tastezi.
• Salvare a ce îți place – simplu pentru asta e EverNote. Nu există în prezent soluție să salveze automat toate paginile pe care le vizitezi (am căutat asta destul de intens, mi se pare ceva relativ banal, nu ar ocupa foarte mult spațiu paginile în format HTML, mi-ar fi suficient în format text).

Cu cât ești mai jos în nivelurile astea (nu salvezi nici măcar datele de care știi sigur că ai nevoie, de exemplu), cu atât back-up-ul te poate ajuta mai mult.

2. Costuri

• O problemă e cu costul de stocare a datelor, care are tendința să crească. Am cam 1 TB de date „produse” până acum. Ca să fac back-up la toate datele astea, am nevoie de un hard-disk extern (în afară de cel intern) de alt 1 TB. E un cost cu asta. DVD-urile costă și ele.
• Un cost încă și mai mare e timpul. Oricum ai da-o, și doar să copiezi 1 TB de date ia timp. Însă și mai mult timp e organizarea datelor, și sortarea într-o formă sau alta a lor.
• E și un cost cu efortul, nu e tocmai plăcut să organizezi și sortezi tera de date.

3. Beneficii

• Ai datele în siguranță, te vei putea bucura în 2050 să citești lucruri scrise de tine în 2013. Mie îmi pare rău că nu prea mai am lucruri din perioada 1997-2001. Mai e câte ceva, dar multe lucruri îmi sunt inaccesibile acum.
• Cred că, psihologic, ține de ideea de libertate. „Dom’le, n-am nevoie de datele din 2009. Dar dacă aș avea? Vreau să am opțiunea să pot alege”.

4. Linkuri către cum se face

• Salvez tot ce fac la un PC (doar lista activităților) – RescueTime pentru salvarea unui log cu ce faci la PC. Te va costa să vezi datele, dar poți să folosești programul și să lași vizualizarea arhivei pe un viitor. Detalii.
• Păstrez o listă cu ce pagin vizitez (URL + titlu) – Extensii pentru browser. Eu folosesc – Google History Updater și Arhchify. Mai multe.
• Pot stoca lista cu muzica pe care o ascult – Last FM salvează muzica pe care o ascult în WinAmp. Am aproape 200.000 de melodii ascultate din 2007 până azi. Dacă mă întreabă cineva „ce muzică asculți”, le dau linkul. Mai multe.
• Salvez toate emailurile pe care le primesc, automat – Pentru email, eu fac așa – Gmail-ul meu standard trimite toate mailurile care îmi vin către altă adresă de gmail. De acolo, pleacă în 4 locuri, către 4 furnizori de email diferiți – Yahoo! Mail, Live.com, Mail.com, AOL.com. Dacă GMail nu va mai exista mâine, am mailurile salvate în 4 alte locuri. Mai multe.
• Salvez tot ce tastez – folosesc un KeyLogger (e un program, prin definiție, ilegal, dar mi-l aplic mie însumi; a trebuit să învăț antivirusul să nu mi-l șteargă) care salvează tot ce tastez la PC. Detalii.
• Îmi protejez clienții – Salvez toate site-urile de WordPress pe care le gestionez o dată la ceva luni (cu toate fișierele). Baza de date e salvată săptămânal pentru toate site-urile. Cum faci?
• Fac back-up inclusiv la rețelele sociale. Îmi salvez tot ce am postat pe Facebook, Twitter, LinkedIn, Google+, tot tot tot. Am detaliat aici toate rețelele la care fac back-up. Pe scurt, soluția e să scrii la Google „back-up Facebook account” sau „back-up Twitter account” etc. și să citești 4-5 articole date de Google. Ar trebui să găsești ceva relevant despre cum faci back-up la datele respective. Informații despre asta.
• Când instalez Windows-ul, salvez setările pe care le fac.
• Salvez automat orice fișier ajunge pe desktop. Există soluții de salvare automată a fișierelor de lucru active (eu folosesc concomitent Dropbox și SugarSync, dar soluția din link e foarte OK dacă vreți doar back-up al datelor; iar 50 de GB e enorm). Detalii.
• Fac back-up al datelor importante mie. Pentru fișierele importante fac așa – de fiecare dată când plec prin țară să stau câteva zile la cineva, fac un DVD cu datele cele mai importante pentru mine (pot fi comprimate într-un fișier protejat cu parolă) și las DVD-ul acolo. Am cele mai importante date salvate în alte locații. Hardware – am nevoie de DVD Writer. Software – folosesc CDBurnerXP, e gratuit și util.
• Fac back-up al tuturor datelor. Am un hard-disk extern pe care am salvat toate datele, inclusiv cele mai puțin importante ale mele și ale altor persoane (are 2 TB, e suficient; notă – dacă cumpărați hard-disk și vreți viteză de transfer, interesați-vă de standardul USB 3.0). Am nevoie de un hard-disk extern. Nu folosesc aplicații pentru back-up, dar dacă aș folosi, aș citi asta.

Olivian Breda

Olivian Breda este Internet marketer din 2006, și lucrează în domeniu ca freelancer din 2009. Se ocupă de audituri de site-uri, atât pe partea de SEO (optimizare pentru motoarele de căutare), cât și legat de uzabilitate (experiența vizitatorilor pe site-uri). Face, de asemenea, implementări de site-uri pe platforma WordPress. Ca experiențe secundare, învață de multe lucruri, chiar dacă nu sunt în activitatea lui de bază – trimitere de newsletter-e, gestionare prezență pe rețele sociale, copywriting, organizare evenimente, training-uri. A urmat în liceu un profil informatic, o facultate de afaceri internaționale (ASE București) și un masterat în comunicare și relații publice (SNSPA București). Pe partea medicală a colaborat cu CisoDental.ro pentru realizarea site-ului și pentru promovare. Ulterior, pentru DeltaHospital.ro (în prezent, Ponderas Academic Hospital) s-a ocupat de partea de SEO și uzabilitate.